Patrocinadores e Cotas (14/03/07)

Exposição da Marca

• Divulgação na mídia
• Acessoria de imprensa
• Peças de divulgação
• Merchandising: Sinalização, brindes, vídeos, citações, banners, etc.
• Translado
• Palestrante principal
• A inserção de patrocinadores nas palestras do evento deve ser cuidadosamente pensada
• Deve-se apresentar um layout do local do evento, quando for oferecido ao patrocinador a possibilidade de montagem de um estande.

Ações Sociais e de Entretenimento

• Atividades esportivas
• Momentos gastronômicos
• Salas de relaxamento
• Shows
• Cursos
• Internet

Antes e Depois do Evento

• Além do RSVP
• Contato pré-evento
• Criação / Atualização de mailing dos participantes
• Envio de material
• Estratégias pós-evento
• Administração do Mailing
  

Avaliando o Evento

• Reuniões de promotores
• Reuniões com patrocinadores
• Pesquisa de opinião

Calculando Valores

Fórmula básica:

Custo Final Estimado = Custo levantado/0,8

Planilha para custos levantados

Itens essenciais:

• Espaço
• Infra
• Palestrantes
• Recepcionistas
• Divulgação
• Segurança
• Transporte
• Hospedagem
• Comunicação
• Atividades esportivas e culturais

Definindo Cotas de Patrocínio

• Patrocinador único
• Mais de um patrocinador: Cotas e benefícios iguais
• Mais de um patrocinador: Cotas e benefícios diferentes

Nomes para cotas

• Diamante
• Ouro
• Prata
• Jacarandá
• Ipê
• Mogno
  

Estruturando idéias em Eventos (06/03/07)

Conceito de Evento:

1. Tema central: Que deve estar no próprio nome do evento

• Nomes flexíveis: Com subtemas capazes de atualizá-lo, valorizando-o.

2. Missão: É a razão do evento existir.

• Deve ser duradoura e não perecível.

3. Objetivos: Divididos entre principal (missão) e secundários.

• O objetivo principal pode ser de 3 tipos: Relacionamento, divulgação de marca, negócios.

Público-Alvo e Perfil

• Tal definição é essencial para o evento.
• Deve corresponder aos objetivos traçados previamente.
• Deve também levar em conta: Tema, patrocinadores, local e segmento de público.

->Para eventos coorporativos é importante:

• Atentar para as empresas participantes.
• Não perder de vista os profissionais de tais empresas.

->Para eventos direcionados a pessoas físicas, é essencial:

• Saber para quantas pessoas o evento será feito.
• Segmentar convidados por grupos, de acordo com perfis.

Escolhendo a data

É importante:

• Pesquisar datas comemorativas.
• Pesquisas eventos concorrentes.
• Considerar dias da semana apropriados.
• Considerar datas relevantes para participantes e patrocinadores.

Definindo o Local

Perguntas a serem feitas:

• O local tem a cara do evento?
• Possui infra-Estrutura adequada?
• É compatível com o orçamento?

Atividades

Podem ser divididas basicamente em:

• Palestras.
• Reuniões.
• Ações culturais, sociais e de recreação.*
• Local para exposição.
• Local para vendas.
  

*As ações sociais, culturais e de recreação podem ser:

• Atividades esportivas
• Atividades gastronômicas.
• Locais de relaxamento.
• Shows.
• Cursos.
• Locais de acesso à web.
• Vistas exclusivas.

Tipos de Estandes

• Padronizado
• Customizado, feito pelo organizador ou patrocinador.

Programa

Deve conter:

• Duração
• Horário
• Palestrante
• Rumo das palestras
• Localização das atividades
• Refeições
• Atividades paralelas
  

Estrutura do Evento (14/02/07)

1. Geração de idéia
2. Definição do projeto
3. Venda do projeto

1. Geração de idéias:

Geração -> Seleção -> Teste

Geração:

• Observação
• Auto-Análise
• Leitura
• Brainstorming
• Network

Fontes:

Internas

• Equipe de Vendas
• Suporte e Atendimento
• Sugestões
• Pesquisas

Externas

• Clientes
• Parceiros e fornecedores
• Concorrência
• Outros eventos

Seleção:


Demanda -> Análise de aspectos externos: Existência e análise da demanda, participação no mercado, concorrência.

Competência Interna:

Capacidade técnica de execução da idéia, existência de recursos, custos e viabilidade, impacto, vantagem competitiva, adequação à imagem da empresa.

Teste:

• Pesquisas com público-alvo
• Fonte de idéias (enumerar as idéias)
• Análise e seleção das idéias (teste e avaliação)
• Estruturação da idéia em um projeto de evento:

*Conceito
*Público-alvo
*Formato
*Benefícios
*Valor
*Níveis de cotas de patrocínio

• Identificação, seleção e priorização de provedores de recursos
• Planejamento de venda:

*Treinamento
*Elaboração de material de apoio
*Plano de ataque

Apresentação do projeto ao patrocinador

Aceito com ressalvas: Reformulação
Aceito: Execução do Evento (Avaliação -> Discussão: Venda de novo evento ou venda da próxima edição)
Rejeitado: Busca de outro patrocinador

Evento: Definição (13/02/07)

Evento: Acontecimento (Festa, espetáculo, comemoração, solenidade, etc.), organizado por especialistas, com objetivos institucionais, comunitários ou promocionais.

• Para Kotler, é a partir dos anos 1950 que grandes empresas começam a nomear gerentes de promoção de vendas para controlar e lidar com instrumentos de promoção.

Datas:

1958: Realização da primeira FENIT
1959: Feira de Mecânica Nacional
1970: Inauguração do Anhembi
1990: Abertura do Mercado brasileiro e incremento do setor de eventos.